Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

Dans cette politique de confidentialité (ainsi que dans nos conditions générales disponibles à l’adresse https://hermeq.fr/conditions-generales), il est expliqué quelles données personnelles HERMEQ SAS (« nous » ou « notre ») peut collecter, et comment nous les traiterons et utiliserons.

Veuillez lire attentivement ce qui suit pour comprendre notre approche en matière de protection des données personnelles et la manière dont nous les utilisons.

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la législation française applicable en matière de confidentialité, le responsable du traitement des données tel que décrit dans cette politique est :

Nom de l’entreprise : HERMEQ SAS
Forme juridique : Société par Actions Simplifiée au capital de 5 000 €
Adresse du siège social : 250bis boulevard Saint-Germain, 75007 Paris, France
Immatriculée au RCS de Paris sous le numéro : 988 751 236
Email de contact : accounts@hermeq.com

En outre, HERMEQ UK Ltd et ses partenaires peuvent également être (conjointement) responsables du traitement de vos données personnelles :

Nom de l’entreprise : HERMEQ UK LIMITED.

Adresse d'inscription : Sams Lane, West Bromwich, Angleterre, B70 7ED.

Numéro d'entrepreneur : 10147984

Si vous souhaitez obtenir des informations supplémentaires à ce sujet, vous pouvez nous contacter via les coordonnées figurant à la fin de cette politique.

La présente politique de confidentialité s’applique au traitement des données personnelles des catégories suivantes de personnes concernées :

• Nos clients ;

• Les employés de nos clients ;

• Les visiteurs de notre site Internet.

1. Les données personnelles que nous collectons à votre sujet

• Les données que nous pouvons collecter à votre sujet incluent :

  • Informations de contact : nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, adresse postale ;

  • Informations financières : coordonnées bancaires (IBAN/BIC), informations de facturation ;

  • Informations techniques : adresse IP, type de navigateur, appareil utilisé, cookies ;

  • Historique de commandes, de navigation ou d’interactions avec notre service client ;

  • Informations que vous nous transmettez volontairement, notamment lors de demandes de devis ou par email.

  Ces données peuvent être collectées à partir de :

  • Votre utilisation de notre plateforme e-commerce (commande, compte client, etc.) ;

  • L’ouverture ou l’utilisation de votre compte client professionnel ;

  • Vos interactions avec nous par téléphone, email ou formulaire en ligne ;

  • Vos appareils numériques, via les cookies et technologies similaires.

2. Comment nous traitons vos données personnelles

Nous ne traitons vos données personnelles que si la législation française et européenne sur la protection des données, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), nous y autorise. Les bases juridiques sur lesquelles nous nous appuyons sont les suivantes :

• Votre consentement explicite, lorsque cela est requis (ex. : envoi de messages marketing) ;

• L’exécution d’un contrat entre vous et HERMEQ (ex. : traitement de commande) ;

• Le respect d’une obligation légale (ex. : obligations comptables, fiscales ou de lutte contre la fraude) ;

• Notre intérêt légitime, lorsqu’il n’est pas supplanté par vos droits et libertés fondamentaux (ex. : prévention de la fraude, amélioration du service, analyse statistique).

Dans le tableau ci-dessous, nous avons détaillé les fins pour lesquelles nous traitons vos données personnelles et sur quelle base légale nous nous appuyons.

Objectifs	Base légale
Vérifier votre identité et d'autres informations que vous fournissez. Prévenir et détecter la fraude, le blanchiment d'argent ou d'autres crimes. Gérer votre compte(s) chez nous. Créer des rapports statistiques anonymisés basés sur les informations vous concernant et d'autres clients, afin de nous aider à mieux gérer notre entreprise, par exemple en améliorant nos modèles de risque. Améliorer la pertinence des messages marketing que nous pouvons vous envoyer. Analyser, évaluer et améliorer nos services pour les clients et à des fins de formation et de contrôle. Identifier, exercer et défendre des actions juridiques. Envoyer des messages de service et de marketing à votre attention	Développement de nouveaux produits et services : Utiliser les données pour identifier des besoins et proposer des produits ou services adaptés. Protection contre les risques inutiles : Assurer la sécurité des clients et éviter des risques inutiles. Prévention de la fraude et du blanchiment d'argent : Lutter contre les activités illégales qui nuiraient à l'organisation. Protection des droits collectifs : Défendre les droits et intérêts de l'organisation et de ses clients contre des dommages potentiels. Vérification d'identité et d'informations : Assurer l'exactitude des informations et lutter contre la fraude. Prévention et détection des crimes : Empêcher ou enquêter sur des actes criminels, comme la fraude ou le blanchiment d'argent. Respect des obligations réglementaires : Respecter les obligations légales, telles que les obligations de signalement.
Vérification de votre identité et de toutes les autres informations que vous nous avez fournies. Prévention et/ou détection de la fraude, du blanchiment d'argent ou d'autres crimes. Respect des obligations de déclaration en vertu de la réglementation applicable.	Nous traitons ces données personnelles afin de pouvoir nous conformer à une obligation légale, par exemple : La législation française/européenne contre le blanchiment d'argent. Les sanctions française/européennes/ONU (qui nous interdisent de fournir des produits à certaines personnes). Les règles et régulations imposées par l'Autorité des marchés financiers et d'autres institutions publiques. Vérifier votre identité et toutes les autres informations que vous nous avez fournies. Prévenir ou détecter la fraude, le blanchiment d'argent ou d'autres crimes. Gérer votre compte .
Vérifier votre identité et toutes les autres informations que vous nous avez fournies. Prévenir et/ou détecter la fraude, le blanchiment d'argent ou d'autres crimes. Gérer votre compte	Nous traitons ces données personnelles pour pouvoir satisfaire nos obligations en vertu du contrat que nous avons conclu avec vous, par exemple : Pour répondre à vos questions. Pour vous permettre d'utiliser notre plateforme de commerce électronique. Pour nous permettre de fournir les services ou les conditions de paiement que vous avez demandés.
L'envoi de messages marketing au nom de tiers.	Nous traitons ces données personnelles sur la base de votre consentement.

Vous n’êtes pas obligé(e) de nous fournir vos données personnelles. Toutefois, certaines informations sont nécessaires pour :

• Respecter nos obligations légales (par exemple en matière de facturation, lutte contre la fraude, identification) ;

• Exécuter le contrat vous liant à HERMEQ SAS (par exemple pour créer un compte, effectuer une livraison ou traiter une commande).

Dans ces cas-là, l’absence de certaines données personnelles peut nous empêcher de vous fournir les produits ou services demandés.

Lors de votre inscription auprès de HERMEQ SAS, vous avez la possibilité de recevoir ponctuellement des mises à jour de notre part. Ces messages peuvent contenir :

• Des informations sur les nouvelles fonctionnalités de notre site,

• Des demandes d’avis,

• Des suggestions de produits ou services susceptibles de vous intéresser.

Ces communications sont envoyées uniquement lorsque nous estimons qu’elles sont pertinentes pour vous.
Si vous ne souhaitez plus recevoir ces messages, vous pouvez :

• Cliquer sur le lien de désinscription présent dans chaque email ;

• Ou nous contacter directement par email à accounts@hermeq.com.

3. 

Nous pouvons être amenés à partager certaines de vos données personnelles avec des tiers, uniquement sur une base strictement nécessaire (« besoin d’en connaître »), dans le cadre des finalités décrites ci-dessus.

Ces tiers ne reçoivent vos données que si :

• (i) cela est nécessaire à l’exécution d’un service ou d’une obligation ;

• (ii) les personnes autorisées sont contractuellement tenues à une obligation de confidentialité ;

• (iii) ces tiers respectent la législation applicable en matière de protection des données personnelles (notamment le RGPD).

Les catégories de destinataires sont les suivantes :

• Prestataires de paiement, de facturation ou de traitement logistique ;

• Fournisseurs et sous-traitants techniques (hébergement, support IT, maintenance, plateformes marketing) ;

• Cabinets d’avocats et agences de recouvrement, intervenant en cas de litige ou d’impayés ;

• Autorités administratives ou judiciaires compétentes, sur demande légale ou réglementaire ;

• Collaborateurs et salariés habilités de HERMEQ SAS, dans la limite de leurs fonctions ;

• Toute entité acquéreuse potentielle ou effective dans le cadre d’une opération de fusion, cession ou restructuration de l’entreprise ;

• Clients tiers, uniquement si vous utilisez nos produits ou services pour leur compte ou dans le cadre d’une livraison directe.

Nous ne partageons jamais vos données avec d’autres clients de HERMEQ SAS.
En cas d’abus, d’utilisation frauduleuse ou non autorisée de vos informations, vous devez nous en informer immédiatement via l’adresse accounts@hermeq.com.

4. Sécurité

Mesures de sécurité

La protection de votre vie privée et de vos données personnelles constitue une priorité pour HERMEQ SAS.
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d’assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de vos données, conformément aux exigences du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Ces mesures visent à :

• Empêcher tout accès non autorisé aux données,

• Protéger contre la perte, la divulgation, l’altération ou la destruction accidentelle ou illicite,

• Sécuriser les systèmes de traitement des données, qu’ils soient internes ou confiés à des sous-traitants.

Tous les employés de HERMEQ SAS ainsi que les tiers autorisés intervenant dans le cadre de prestations pour notre compte sont soumis à une obligation stricte de confidentialité et sont formés aux bonnes pratiques en matière de protection des données.

Politique de sécurité

HERMEQ SAS dispose d’une politique de sécurité de l’information documentée, couvrant notamment :

• Le contrôle des accès aux systèmes et aux bases de données,

• La gestion des habilitations internes,

• La sécurité réseau et infrastructure,

• La traçabilité des actions sensibles,

• La résilience des systèmes (sauvegardes, redondance).

5. Transfert de données

Nous transférons actuellement vos données en dehors de l'Espace Économique Européen (EEE), notamment vers le Royaume-Uni. Ce transfert est légitimé par une décision d’adéquation de la Commission européenne concernant le Royaume-Uni. Cette décision confirme que le Royaume-Uni assure un niveau de protection des données personnelles équivalent à celui requis dans l’Union européenne.

Si vos données personnelles sont transférées vers un pays situé en dehors de l'EEE ne bénéficiant pas d’une telle décision, nous mettons en place des garanties appropriées, notamment par la conclusion de Clauses Contractuelles Types approuvées par la Commission européenne. Il s’agit de contrats standards encadrant juridiquement ces transferts, dont les annexes sont renseignées entre les parties concernées.

Vous pouvez également nous contacter via les coordonnées figurant à la fin de cette politique si vous souhaitez obtenir des informations supplémentaires sur la manière dont nous encadrons les transferts de vos données personnelles vers des pays situés hors de l’EEE.

6. Durée de conservation de vos données personnelles

Nous ne conservons vos données personnelles que pendant la durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sauf si une durée de conservation plus longue est requise en vertu d’une obligation légale, réglementaire ou judiciaire.

Nous conservons généralement vos données pendant une période de cinq ans suivant la clôture de votre compte client, notamment pour :

• prévenir la fraude et d'autres infractions financières,

• respecter nos obligations légales (notamment comptables et fiscales),

• permettre l'établissement, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Dans certains cas exceptionnels (par exemple, en cas de procédure contentieuse ou d'enquête administrative en cours), cette durée peut être prolongée au-delà de cinq ans.

Nous procédons à des vérifications périodiques afin de déterminer si la conservation des données reste justifiée. Si aucune justification légale ou opérationnelle ne subsiste, les données sont supprimées de manière sécurisée.

7. Conséquences du traitement

Si nous identifions, ou si une agence spécialisée dans la prévention de la fraude identifie, un risque de fraude ou de blanchiment d'argent vous concernant, nous pourrions :

• refuser de vous fournir certains services ou modalités de paiement,

• suspendre temporairement ou définitivement l’accès à votre compte client,

• mettre fin à la relation contractuelle si cela est justifié par la nature du risque identifié.

Un signalement relatif à une suspicion de fraude ou de blanchiment d’argent peut être conservé dans des bases de données internes ou par des tiers autorisés, dans le respect des obligations légales applicables. Cela peut entraîner des restrictions ou refus dans l’accès à certains services, y compris ceux proposés par d’autres entités.

Si vous souhaitez obtenir des explications sur une décision prise à votre égard dans ce contexte, ou contester une telle décision, vous pouvez nous contacter aux coordonnées figurant dans la présente politique.

8. Vos droits en matière de confidentialité

Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

Droit à l'information

Nous devons vous informer, au moment de la collecte de vos données personnelles, de la manière dont elles sont utilisées, de la base légale de leur traitement, des destinataires concernés, de leur durée de conservation, de leur origine éventuelle, ainsi que des droits dont vous disposez.
Ces informations sont contenues dans la présente politique de confidentialité.

Droit d'accès

Vous pouvez demander une copie des données personnelles vous concernant que nous détenons.
Nous sommes en droit de refuser l’accès à tout ou partie de ces données si leur divulgation porte atteinte aux droits et libertés d’autrui ou si la loi nous y autorise.

Pour exercer ce droit, vous pouvez nous contacter à accounts@hermeq.com. Nous nous engageons à répondre dans un délai de 30 jours. Ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de demande complexe ou volumineuse, auquel cas vous en serez informé(e) dans le mois suivant votre demande.

Droit de rectification

Vous pouvez demander la rectification de toute donnée personnelle inexacte, incomplète ou obsolète.
Nous pouvons vous demander un justificatif si nécessaire (exemple : copie d’un acte d’état civil pour modification du nom).

Les demandes portant uniquement sur une divergence d’opinion ou un désaccord subjectif avec un avis professionnel ne relèvent pas de ce droit, mais nous pouvons éventuellement mentionner votre position dans notre dossier.

Droit à l'effacement ("droit à l'oubli")

Vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles si l’un des cas suivants s’applique :

• les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées,

• vous retirez votre consentement (lorsque celui-ci constituait la base légale),

• vous vous opposez au traitement et il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le poursuivre,

• le traitement est illicite,

• les données doivent être supprimées pour respecter une obligation légale.

Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez nous demander de suspendre temporairement l’utilisation de vos données personnelles, notamment :

• si vous contestez leur exactitude,

• si le traitement est illicite mais que vous ne souhaitez pas leur suppression,

• si nous n’avons plus besoin des données mais que vous en avez besoin pour l’exercice ou la défense de droits en justice,

• si vous vous êtes opposé au traitement et qu’une vérification est en cours.

Droit à la portabilité des données

Si le traitement repose sur votre consentement ou l’exécution d’un contrat, vous pouvez nous demander de vous transmettre vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou de les transférer directement à un autre responsable de traitement, lorsque cela est techniquement possible.

Droit d'opposition

Lorsque le traitement est fondé sur notre intérêt légitime, vous pouvez à tout moment vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles pour des finalités marketing ou d’analyse, sauf si nous démontrons qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour ce traitement.

Droit d’introduire une réclamation

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données si vous estimez que le traitement de vos données personnelles constitue une violation du RGPD. Pour la France, il s’agit de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

Retrait de votre consentement

Lorsque le traitement de vos données personnelles repose sur votre consentement, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment, sans justification et sans frais.

Par exemple, si vous ne souhaitez plus recevoir de communications marketing, vous pouvez à tout moment en faire la demande en nous contactant à l’adresse suivante : accounts@hermeq.com.

Le retrait de votre consentement n’affecte pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.

Dans certaines situations, nous pourrions ne pas être en mesure de faire droit à votre demande, notamment :

• si nous disposons de motifs légitimes et impérieux justifiant la poursuite du traitement ;

• ou si la conservation de vos données est nécessaire au respect d’une obligation légale ou à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Dans ce cas, vous serez informé(e) des motifs du refus (total ou partiel) et des voies de recours dont vous disposez.

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter :

• par e-mail : accounts@hermeq.com

• par téléphone : 0800 0432 520

9. Déposer une plainte

Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles constitue une violation du Règlement général sur la protection des données (RGPD), ou si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous avons répondu à votre demande relative à vos droits, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité compétente.

En France, l’autorité de contrôle compétente est la :

Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL)
3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07
Site web : www.cnil.fr

10. Cookies

Nous utilisons des cookies et autres traceurs sur notre site Internet. Il s’agit de petits fichiers textes stockés sur votre appareil (ordinateur, tablette, smartphone) qui permettent de collecter des informations liées à votre navigation.

Ces cookies peuvent être utilisés à différentes fins, notamment :

• faciliter votre navigation sur le site ;

• mesurer l’audience du site ;

• personnaliser les contenus et les offres ;

• ou permettre certaines fonctionnalités essentielles au fonctionnement du site.

Conformément à la réglementation applicable, les cookies non essentiels (par exemple à des fins de marketing ou de mesure d’audience) ne sont déposés qu’avec votre consentement préalable.

Vous pouvez à tout moment paramétrer vos préférences via le bandeau de consentement affiché lors de votre première visite, ou modifier vos choix via les paramètres de votre navigateur.

11. Modifications de cette politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité est susceptible d’être modifiée à tout moment afin de refléter des évolutions légales, réglementaires ou opérationnelles.

En cas de modification, la version actualisée sera publiée sur cette page avec mention de la date de mise à jour. Nous vous recommandons de consulter régulièrement cette page pour vous tenir informé(e) des éventuels changements.

Lorsque les modifications sont susceptibles d’avoir un impact significatif sur vos droits ou la manière dont nous traitons vos données personnelles, vous serez informé(e) par tout moyen approprié.

Cette politique de confidentialité a été mise à jour pour la dernière fois le 03 Juillet 2025.